Open Journal Systems (OJS) adalah salah satu platform manajemen jurnal elektronik yang paling banyak digunakan di seluruh dunia. Platform ini memungkinkan penerbit, editor, dan manajer jurnal untuk mengelola proses publikasi dari awal hingga akhir. OJS3 adalah versi terbaru dari platform ini dan menawarkan berbagai fitur canggih yang memudahkan manajemen jurnal ilmiah.

Bagi Anda yang tertarik untuk menjadi jurnal manajer pada OJS3, artikel ini akan membahas langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk mengelola jurnal ilmiah menggunakan sistem ini. Kita akan membahas mulai dari memahami peran jurnal manajer hingga cara mengonfigurasi dan mengelola berbagai aspek di dalam OJS3.

1. Apa Itu Jurnal Manajer pada OJS3?

Jurnal Manajer (Journal Manager) adalah salah satu peran yang ada dalam OJS3 yang memiliki tanggung jawab utama dalam mengelola jurnal secara keseluruhan. Sebagai jurnal manajer, Anda memiliki kontrol penuh terhadap semua aspek teknis dan administratif jurnal, mulai dari mengelola proses penerimaan artikel, mengonfigurasi pengaturan jurnal, hingga mengelola tim editor dan reviewer.

Beberapa tugas utama jurnal manajer antara lain:

• Mengelola pengaturan umum dan kebijakan jurnal.
• Menyusun tim editor dan reviewer.
• Menangani masalah teknis terkait pengelolaan jurnal.
• Mengelola proses penerimaan artikel.
• Memastikan jurnal berjalan dengan lancar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

2. Langkah-langkah Menjadi Jurnal Manajer pada OJS3

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk menjadi jurnal manajer pada OJS3 dan mengelola jurnal dengan sukses.

Langkah 1: Persiapkan Jurnal yang Akan Dikelola

Sebelum menjadi jurnal manajer, Anda perlu memiliki akses ke jurnal yang akan Anda kelola. Jika Anda bergabung dengan tim yang sudah ada, pastikan Anda sudah mendapatkan akses jurnal manajer atau memiliki hak akses yang diperlukan. Jika Anda ingin memulai jurnal baru, Anda harus memiliki izin atau otoritas untuk membuat jurnal baru di OJS.

1. Daftar ke OJS: Jika Anda belum memiliki akun di OJS, langkah pertama adalah mendaftar ke sistem OJS. Biasanya, ini dilakukan oleh pengelola jurnal atau administrator situs.
2. Minta Akses sebagai Jurnal Manajer: Jika jurnal sudah ada, Anda bisa meminta akses kepada administrator OJS untuk diberi peran sebagai jurnal manajer. Administrator OJS adalah orang yang mengelola sistem OJS di tingkat institusi atau situs.
3. Buat Jurnal Baru (Jika Perlu): Jika Anda ingin memulai jurnal baru, Anda perlu membuat jurnal terlebih dahulu. Caranya adalah dengan masuk ke menu Site Administration di OJS dan klik Create Journal. Anda akan diminta untuk mengisi informasi dasar tentang jurnal Anda, seperti nama jurnal, deskripsi, dan kebijakan editorial.

Langkah 2: Konfigurasi Pengaturan Jurnal

Setelah mendapatkan akses ke jurnal, Anda perlu mengonfigurasi berbagai pengaturan dasar agar jurnal berjalan dengan baik. Beberapa pengaturan yang perlu Anda tentukan meliputi:

1. Pengaturan Metadata: Anda perlu mengonfigurasi metadata jurnal, seperti nama jurnal, deskripsi, kata kunci, dan informasi lainnya. Pengaturan ini dapat diakses di menu Settings dan memilih Journal.

2. Pengaturan Templat: Tentukan templat yang akan digunakan untuk tampilan jurnal Anda. OJS3 memiliki beberapa templat bawaan yang bisa Anda pilih, atau Anda bisa mengonfigurasi templat kustom.

3. Pengaturan Penerbit: Tentukan siapa yang menjadi penerbit jurnal tersebut. Biasanya, ini diisi oleh institusi atau organisasi yang menerbitkan jurnal.

4. Pengaturan Kebijakan Editorial: Anda harus membuat kebijakan editorial untuk jurnal Anda, termasuk panduan untuk pengiriman artikel, kebijakan peer review, dan hak cipta. Ini sangat penting untuk memberi gambaran yang jelas kepada penulis dan reviewer mengenai standar jurnal Anda.

5. Pengaturan Pengguna: Anda perlu mengonfigurasi peran pengguna yang dapat mengakses jurnal, seperti editor, reviewer, penulis, dan pembaca. Setiap peran memiliki akses dan hak yang berbeda di dalam jurnal.

Langkah 3: Manajemen Pengiriman Artikel

Sebagai jurnal manajer, salah satu tugas utama Anda adalah mengelola pengiriman artikel yang diterima oleh jurnal. Berikut adalah beberapa langkah yang perlu Anda lakukan dalam mengelola pengiriman artikel:

1. Terima dan Kelola Pengiriman Artikel: Setelah jurnal Anda siap, penulis dapat mengirimkan artikel mereka melalui sistem OJS. Sebagai jurnal manajer, Anda akan menerima pemberitahuan setiap kali artikel baru dikirimkan. Anda bisa mengelola artikel ini dengan memilih artikel yang perlu ditinjau oleh editor dan reviewer.

2. Tentukan Proses Peer Review: OJS memungkinkan Anda untuk memilih proses peer review yang akan diterapkan pada jurnal Anda. Proses ini bisa berupa single-blind, double-blind, atau open review. Anda dapat menyesuaikan proses ini sesuai dengan kebijakan editorial jurnal Anda.

3. Lacak Status Pengiriman Artikel: OJS3 memungkinkan Anda untuk melacak setiap tahapan dari pengiriman artikel, mulai dari penerimaan artikel, peninjauan oleh editor, hingga keputusan akhir apakah artikel diterima atau ditolak.

Langkah 4: Pengelolaan Tim Editor dan Reviewer

Sebagai jurnal manajer, Anda juga bertanggung jawab untuk membangun dan mengelola tim editor dan reviewer yang akan membantu Anda menjalankan jurnal. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan:

1. Tentukan Peran Editor dan Reviewer: Anda harus menentukan siapa yang akan bertindak sebagai editor dan reviewer untuk jurnal Anda. Editor bertanggung jawab untuk meninjau artikel dan memilih reviewer yang tepat untuk artikel tersebut. Reviewer kemudian akan memberikan ulasan dan rekomendasi tentang kelayakan artikel.

2. Undang Reviewer: Jika Anda belum memiliki reviewer tetap, Anda bisa mengundang reviewer baru melalui OJS. Anda dapat mengirimkan undangan kepada reviewer yang berpotensi berdasarkan bidang keahlian mereka.

3. Kelola Keputusan Review: Setelah menerima hasil review dari reviewer, jurnal manajer harus memutuskan apakah artikel diterima, ditolak, atau memerlukan revisi. Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati agar kualitas jurnal tetap terjaga.

Langkah 5: Menerbitkan Jurnal

Setelah artikel Anda diterima dan telah melewati proses peer review, langkah selanjutnya adalah mempersiapkan artikel untuk dipublikasikan. Di OJS3, Anda dapat mengatur edisi jurnal dan menerbitkan artikel dalam edisi tersebut.

1. Membuat Edisi Baru: Anda dapat membuat edisi baru jurnal dengan memilih Journal Manager > Issues > Create Issue. Tentukan edisi, termasuk tanggal rilis, volume, dan nomor edisi jurnal.

2. Menambahkan Artikel ke Edisi: Setelah edisi dibuat, Anda dapat menambahkan artikel yang telah diterima ke dalam edisi tersebut. Pastikan untuk memeriksa ulang artikel yang akan diterbitkan, baik dari segi format, gambar, atau pengaturan lainnya.

3. Terbitkan Jurnal: Setelah Anda menambahkan artikel, Anda dapat memublikasikan edisi jurnal yang sudah siap untuk dibaca oleh publik. OJS3 menyediakan berbagai pengaturan untuk memastikan bahwa artikel diterbitkan dengan cara yang sesuai dengan standar jurnal ilmiah.

Langkah 6: Pemeliharaan dan Pengelolaan Jurnal

Sebagai jurnal manajer, Anda juga harus terus memelihara jurnal dengan memastikan kualitas dan kelancaran proses editorial. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Pantau Statistik: OJS menyediakan alat analisis untuk memantau statistik jurnal, seperti jumlah pengunjung, artikel yang diunduh, dan lainnya. Ini dapat membantu Anda untuk memahami audiens jurnal dan meningkatkan kualitasnya.

2. Perbarui Kebijakan dan Prosedur: Secara berkala, Anda perlu memeriksa dan memperbarui kebijakan editorial dan prosedur review untuk memastikan jurnal Anda tetap relevan dan memenuhi standar akademik.

3. Kembangkan Jurnal: Seiring berjalannya waktu, Anda dapat mengembangkan jurnal dengan memperluas cakupan topik, memperkenalkan kolaborasi internasional, atau meningkatkan jumlah pengunjung.

3. Kesimpulan

Menjadi jurnal manajer pada OJS3 memerlukan keterampilan teknis dan administratif untuk memastikan jurnal ilmiah dapat berjalan dengan lancar. Dengan memahami langkah-langkah dasar untuk mengonfigurasi jurnal, mengelola pengiriman artikel, membangun tim editor dan reviewer, serta menerbitkan artikel, Anda akan dapat menjalankan jurnal dengan efektif.

OJS3 menyediakan berbagai alat yang memudahkan jurnal manajer dalam menjalankan tugas mereka. Dengan memanfaatkan fitur-fitur ini, Anda bisa mengelola jurnal ilmiah dengan lebih efisien dan memastikan bahwa jurnal Anda tetap profesional dan berkualitas.